Microsoft VIVA

Microsoft VIVA – Microsofts nächster Schritt zum Arbeitsplatz der Zukunft

Februar 23, 2021 4:57 pm | Veröffentlicht von

Wir haben eine bekannte Arbeitspsychologin befragt, ob Microsoft damit richtig liegt und wir alle zukünftig noch lieber arbeiten werden.

Carmen Marx, MSc, ist Arbeits- und Organisationspsychologin und arbeitet im Bereich Executive Search für ein international renommiertes Unternehmen, das den Menschen, dessen Fähigkeiten und Potentiale in den Mittelpunkt stellt. Microsofts VIVA will das auch – wird es gelingen?

 

“It’s all about the people” – eines, wenn nicht das wichtigste Learning, das wir aus der aktuellen Pandemie mitnehmen können. Schließlich verdanken wir es der Agilität, Resilienz und Hoffnung in jedem einzelnen von uns, dass in absoluter Rekordzeit ein Impfstoff entwickelt wurde, die lebensnotwendige Infrastruktur dabei stets aufrechterhalten werden konnte und Belegschaften riesiger Konzerne von einem Tag auf den anderen erfolgreich ins Home Office “übersiedelten”.

Es ist klarer denn je, dass die MitarbeiterInnen das wertvollste “Kapital” eines jeden Unternehmens sind. Auch Korn Ferry, die weltweit größte integrierte Executive-Search- und Talent-Management-Beratung der Welt, stellt die Menschen in den Mittelpunkt ihrer brandneuen “Radically Human” – Kampagne, mit den drei Schlagwörtern “Honesty, Empathy and Authenticity”, und verweist dabei auf Studien, die belegen, dass die erfolgreichsten Firmen nach Transformationsprozessen stets eines gemeinsam haben: den kontinuierlichen Fokus auf ihre MitarbeiterInnen.

Dieser Trend spiegelt sich auch im enormen Aufschwung der sogenannten “Employee Experience Platforms (EXP)” wieder, die das Mitarbeiter-Erleben ganz in den Mittelpunkt stellen. Ein großer Teil des Marktes besteht bisher jedoch aus fragmentierten und komplexen Tools, die paradoxerweise die Gefahr bergen, MitarbeiterInnen damit erst zu überfordern. Mit Microsoft Viva bietet Microsoft jetzt erstmals ein integriertes System für die Employee Experience und schließt damit die Lücken, die außerhalb des Zuständigkeitsbereichs einzelner Apps liegen – sozusagen als ein einziges, einfach bedienbares Dashboard. Klingt vielversprechend, aber kann es den Arbeitsalltag wirklich erleichtern? Wir werfen im Folgenden einen kurzen Blick auf die Plattform aus einer arbeitspsychologischen Perspektive.

 

Dazu vorweg ein kurzer Einblick zum Zusammenspiel Arbeit und Psychologie: In der Arbeitspsychologie ist es oberstes Ziel Arbeitsinhalte, -prozesse und die Arbeitsorganisation dahingehend zu verändern, dass die körperliche und geistige Gesundheit der Beschäftigten gesichert und bestmöglich weiterentwickelt wird. Bei richtiger Gestaltung kann Arbeit außerdem ganz wesentlich zur Erfüllung unserer psychischen Grundbedürfnisse nach Kompetenz, Autonomie und sozialer Eingebundenheit (vgl. “Selbstbestimmungstheorie” von Deci und Ryan, 2000) beitragen. Zusammen mit einem Gefühl der Authentizität/Kohärenz am Arbeitsplatz und gemeinsamer Zielorientierung im Team steigern diese Faktoren die wahrgenommene “Berufliche Sinnerfüllung”. Diese wiederum führt zu hoch motivierten, engagierten und zufriedenen MitarbeiterInnen und in weiterer Folge zu produktiveren und erfolgreichen Organisationen – sozusagen eine klassische “Win-win-Situation”.

 

Und welchen Beitrag kann Microsoft Viva nun dazu leisten? Sehen wir uns die vier Säulen der neuen Plattform, die auf Microsoft 365 und Microsoft Teams aufbauen, kurz genauer an:

Microsoft Viva Connections: in dieser App sind unternehmens-spezifische Nachrichten, Interaktionen und andere Ressourcen gebündelt, um die interne Kommunikation zu fördern und Informationen einfach zugänglich zu machen. Der Fokus auf diesen Aspekt der sozialen Eingebundenheit ist aktuell besonders wichtig – unser zwischenmenschlicher (physischer) Kontakt beschränkt sich seit geraumer Zeit auf einige wenige Bezugspersonen; informelle, persönliche Interaktionen am Arbeitsplatz gehören der Vergangenheit an und ein Großteil von MitarbeiterInnen befindet sich in “Home-Office-Isolation”. Umso erfreulicher ist es, dass Microsoft eine seiner vier “Viva-Säulen” genau dafür konzipiert hat, unternehmensinterne Interaktionen zu fördern. Dies stärkt ein empathisches, unterstützendes Miteinander, ein Gefühl der gemeinsamen Zielorientierung und das psychische Wohlbefinden von MitarbeiterInnen allgemein.

 

Microsoft Viva Insights: diese App ermöglicht es Unternehmen in Echtzeit Entwicklungen auf Team- und Organisationsebene zu erkennen, einen Überlick über Arbeitsmuster und -trends zu bekommen und entsprechend bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen. All das wird aus aggregierten und anonymisierten Daten gewonnen – unverfälscht, ehrlich und zeitnah. Aus arbeitspsychologischer Sicht kann dies einen echten Mehrwert für die psychische Gesundheit von MitarbeiterInnen darstellen: (Arbeits-)Erleben ist etwas höchst subjektives – jeder Mensch hat im Laufe seiner Entwicklung ganz eigene Ansichten, Muster und Eigenschaften entwickelt, die ihn seine (Lebens- und) Arbeitsumstände wie durch seine ganz persönliche Brille wahrnehmen lassen. Oft ist es für Führungskräfte daher schwer abzuschätzen, wie es ihren MitarbeiterInnen wirklich geht und Maßnahmen werden (wenn überhaupt) erst zu spät eingeleitet. Ein ständiges, anonymisiertes “Monitoring” der Belegschaft mit dem Ziel potentielle Missstände frühzeitig zu erkennen, könnte hier Abhilfe schaffen (vorausgesetzt datenschutzrechtliche Bestimmungen werden entsprechend eingehalten).

Gleichzeitig werden MitarbeiterInnen über Viva Insights dazu angehalten, regelmäßig Pausen einzulegen und beispielsweise über die integrierte App “Headspace” kurze Meditationen / Achtsamkeitstrainings durchzuführen. Beides steigert nachweislich die Produktivität, Zufriedenheit und vor allem psychische Gesundheit von Arbeitskräften.

 

Microsoft Viva Learning: Ziel dieser App ist es, eine Lernkultur aufzubauen und Weiterbildung zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Arbeitens werden zu lassen. Dabei wird auf künstliche Intelligenz gesetzt, um die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit zu empfehlen – diese umfassen verschiedene Trainingskurse und kurze Lerneinheiten aus unternehmenseigenen Ressourcen, LinkedIn Learning, Microsoft Learn sowie diversen Drittanbietern. In unserer heutigen Informationsgesellschaft gilt mehr denn je: “Stillstand ist Rückschritt.” Lebenslanges Lernen ist zur Normalität geworden und unser Gehirn ist auch von Grund auf daraus ausgelegt. Allerdings dürfen MitarbeiterInnen mit dem Lernangebot und -anforderungen nicht überfordert werden. Die Kapazitäten unserer Aufmerksamkeit sind beschränkt und müssen weise eingesetzt werden. Einfache, klare Strukturen mit gezielt ausgewählten Informationen sind hierfür wesentlich.

Und hier knüpft auch gleich die App Microsoft Viva Topics an, indem sie Wissen nutzbar macht, ohne dass aktiv danach gesucht werden muss. Die App organisiert unternehmensweite Inhalte und Fachwissen automatisch, z.B. zu laufenden Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden. So erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, das kollektive Wissen ihrer Organisation für den täglichen Gebrauch zu nutzen, ohne dabei die gerade genutzte Anwendung für Recherchen verlassen zu müssen. Ein ganz wesentlicher Beitrag also, um den Arbeitsfluss aufrecht zu erhalten und gleichzeitig die Aufmerksamkeitskapazitäten zu schonen. Zudem werden neuen MitarbeiterInnen das Onboarding und die Integration in die Organisation erleichtert.

Beide Apps sind bei richtiger Verwendung somit hervorragend dazu geeignet unsere Bedürfnisse nach Kompetenz und Selbstwirksamkeit zu erfüllen.

 

Ganz wesentlich für den erfolgreichen Einsatz von Microsoft Viva wird sicher die richtige Implementierung sein. Jedes Unternehmen und jede/r Mitarbeiter/in ist mit ganz unterschiedlichen Herausforderungen im Arbeitsalltag konfrontiert. Doch auch hier hat Microsoft vorgesorgt: die Plattform ist komplett personalisierbar – sie kann unternehmens-spezifisch gebrandet und auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse von “Frontline”-Arbeitskräften bis hin zur C-Suite abgestimmt werden. Beschäftigten muss der Mehrwert der neuen Plattform jedenfalls richtig “verkauft” werden, entsprechende Trainings sollten organisiert werden, um die Belegschaft nicht zu überfordern, und die tatsächliche Nutzung der Inhalte könnte incentiviert werden.

 

“To put it in a nutshell”: In der modernen Arbeitswelt sind viele Arbeitskräfte mit einem Übermaß an Informationen, einer Vielzahl an konkurrierenden Tasks und anspruchsvollen Projekten, oftmals unter Zeitdruck, konfrontiert. Teils muss im Sekundentakt entschieden werden, worauf wir unsere Aufmerksamkeit lenken. Genau dafür braucht es ein Frontend, das MitarbeiterInnen Aufgaben im Arbeitsalltag erleichtert – die EXP Microsoft Viva reduziert Komplexität, stärkt Kompetenzen und fördert Interaktionen und setzt damit an genau den richtigen Punkten des Mitarbeiter-Erlebens an, wenn es um die Produktivität und psychische Gesundheit von Beschäftigten geht. Nun gilt es diese Plattform mit Leben zu füllen – sie kommt jedenfalls genau zur richtigen Zeit, um uns alle wieder ein Stückchen näher zusammenrücken zu lassen.

 

Credits:

Carmen Marx

Carmen Marx, MSc
Arbeits- und Organisationspsychologin

 

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This post was written by Carmen Marx, MSc

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