UiPath Use Case

UiPath Use Case: Automatische Erstellung, Zuordnung und Verbuchung von Belegen

Februar 16, 2021 12:31 pm | Veröffentlicht von

Anforderung:

Die Abrechnung des Fuhrparks erfolgt auf monatlicher Basis, umfasst knapp 90 Fahrzeuge mit ebenso vielen Kostenträger- / Profit Center Zuordnungen und erfordert einen manuellen Aufwand von ca. 45min. Ziel ist es einerseits die Fehleranfälligkeit zu reduzieren und die Konzentration der Finance Mitarbeiter*innen auf Belegprüfung und Freigabe zu legen. Gleichzeitig werden persönliche Abhängigkeiten reduziert.

 

Lösung:

Eine mit UiPath Bausteinelementen und C# erstellte Routine überprüft eine eigens angelegte Mailbox auf neue Rechnungseingänge. Die Prozessabbildung regelt den schrittweisen Ablauf inkl. Fehlerbehandlung und durchläuft definierte Arbeitsschritte selbständig. Zusätzlich zum UiPath Dashboard wurde ein Alerting mittels Mail ergänzt. In weiterer Folge wird dies auf den Helpdesk 24×7 umgeleitet und daraus automatisch ein Ticket zur Fehlerbehebung erstellt.

Die vordefinierte Integration zu Microsoft 365 Produkten war für den Case sehr hilfreich. Der Import in SAP BusinessByDesign erfolgte via Webservice.

Die Ablage des Codes erfolgte in GitLab um Logik, Dokumentation, Versionsmanagement usw. an einer zentralen Stellen abrufen zu können.

Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung mit vordefinierten Interfaces, Bausteinmodulen, C# Erweiterungen, UI Automatisierungen und GitLab Versionsmanagement lassen eine breite Anwendung zu.

 

Aufwand: 3 PT á EUR 440,- (ITSDONE Romania SRL)

 

Kritische Faktoren:

  • Interfaces
  • Strukturänderungen

 

Nutzen:

  • Reduktion manueller Verbuchung
  • Digitalisierung und automatische Ablage der Belege
  • Zentrales Wissensmanagement
  • Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

 

Als nächster Case wird die automatische Suche in .pdf Dokumenten nach Bestellnummern und anschließender Erstellung von Eingangsrechnungsbelegen inkl. Verknüpfung zu offenen Bestellungen im System umgesetzt.

 

Bernhard Ruckenstuhl ist SAP Technology Consultant bei ITSDONE und zuständig für das Erstellen von Innovationstechnologien in Bezug auf Industrie 4.0, wie zum Beispiel mit Smartwatches oder RFID-Lesegeräten. Außerdem wird gerade auf Hochtouren an der neuen Pick2Light Lösung gearbeitet.

 

Über UiPath

UiPath bietet eine End-to-End-Plattform für die Automatisierung, die die führende Robotic Process Automation (RPA)-Lösung mit einer ganzen Reihe von Funktionen und Technologien wie KI, Process Mining und Cloud kombiniert, um jedes Unternehmen in die Lage zu versetzen, digitale Geschäftsabläufe schnell zu skalieren.

 

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This post was written by Bernhard Ruckenstuhl

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